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Sur la construction d’un meilleur briefing

Comme beaucoup d’entre vous, je participe chaque semaine à de nombreuses réunions en visioconférence. Les miens sont presque toujours des briefings où une entreprise souhaite transmettre des connaissances sur un produit ou un service à des analystes ou à des journalistes. Certaines de ces entreprises créent leur propre outil avec des fonctionnalités qu’elles n’utilisent pas, des fonctionnalités qui amélioreraient l’expérience pour moi et leur fourniraient des résultats.

Cette semaine, je suis ici pour discuter de ce qui améliorerait les outils de visioconférence pour les réunions non collaboratives, mais qui peuvent toujours répondre aux questions du public en temps opportun. C’est vrai pour les entreprises qui lancent de nouveaux produits, et c’est vrai pour les dirigeants d’entreprise qui essaient de transmettre de nouvelles stratégies.

La pause qui rafraîchit — contrôle du contenu

Certains outils de briefing peuvent arrêter, rembobiner et revoir le matériel même pendant un événement en direct. Je ne suis pas une dactylographe rapide et les gens ont tendance à parler très vite. Si je ne peux pas m’arrêter et revenir en arrière pour reprendre quelque chose que j’ai manqué, je risque de me tromper ou de le rater complètement. Pouvoir contrôler la vitesse du contenu que je vois est essentiel pour comprendre le contenu et l’enregistrer.

Notes automatiques, s’il vous plaît

Bien que plusieurs outils aient une fonction de prise de notes automatique censée capturer les principaux points ou un enregistrement textuel de ce qui a été dit, ils ne sont pas utilisés. Personne ne semble vouloir activer cette fonctionnalité lors d’un briefing. Encore une fois, cette capacité pourrait m’aider à m’assurer que je capture pleinement ce qui est dit et me permet de couper et coller des citations avec précision pour faire valoir les points que je veux faire valoir.

Chut. Contrôle automatique du volume

Les présentateurs ne parlent pas tous au même niveau ou sur le même ton de voix. Vous pouvez avoir un orateur qui crie après le public suivi de quelqu’un qui préfère un chuchotement. Nous avons la capacité d’ajuster automatiquement le volume de contenu entrant, mais il est rarement utilisé. Cela nuit au briefing, ce qui rend plus probable qu’un point critique ou un commentaire soit manqué. (Je devrais ajouter : les orateurs doivent répéter et la suppression du bruit doit être active pour réduire les distractions.

Questions et réponses en ligne ?

Tout le monde a des questions lors d’un briefing, mais tout le monde n’obtient pas de réponses. Souvent, on nous promet que si nos questions ne sont pas répondues, quelqu’un nous recontactera plus tard. Ce doit être une plaisanterie intérieure, car ces réponses sont rarement fournies. Il faut répondre aux questions au fur et à mesure qu’elles se présentent afin qu’elles soient dans leur contexte, que la personne obtienne la réponse quand elle en a besoin et que les personnes qui n’obtiennent pas de réponse (et qui sont probablement contrariées) les obtiennent réellement.

Partagez vos diapositives

Les diapositives doivent être téléchargeables à partir de la présentation elle-même. De cette façon, ils – et les images des diapositives – peuvent servir de référence pendant que vous écrivez. Plusieurs fois, lorsque j’ai commencé à écrire, les images dont j’avais besoin sont introuvables et celles sur le Web peuvent avoir des problèmes de propriété IP. D’un autre côté, si une présentation ne contient pas de diapositives, vous courez le risque que votre public manque des points importants ; fournir un résumé écrit, au minimum, serait extrêmement utile.

Basez l’ordre du jour sur le message que vous souhaitez transmettre

Il ne s’agit pas tant de l’outil que du processus. L’ordre du jour des briefings doit être basé sur le message que vous souhaitez transmettre. Ceux qui établissent l’ordre du jour doivent d’abord rédiger ce qu’ils aimeraient voir publié, puis élaborer l’ordre du jour pour créer ce résultat. Cet effort mettra en évidence ce qui doit être partagé, ce qui n’a pas besoin d’être partagé et comblera les lacunes d’information.

Les entreprises à forte ingénierie aiment sur-exécuter sur les vitesses et les flux, et sous-exécuter sur la valeur client, mais les analystes et les rédacteurs ont tendance à se concentrer sur la valeur client – ​​pas sur les spécifications détaillées. La plupart des lecteurs ne sont pas techniques ; ils sont plus intéressés par la façon dont un produit résoudra leurs problèmes.

Le regretté PDG d’Apple, Steve Jobs, était un maître du pitch : il s’est concentré sur les raisons pour lesquelles vous devriez vous soucier de quelque chose de plus que des spécifications. Apprendre de ce maître aiderait beaucoup.

Vous avez les outils; Utilise les

Il semble souvent que le but d’un briefing est simplement de passer au travers, mais le but devrait être de faire passer le message que vous voulez. Pour ce faire, votre public a besoin d’un certain contrôle sur le contenu, les notes doivent être générées automatiquement, les orateurs doivent être compréhensibles, les questions doivent recevoir des réponses, le matériel doit être immédiatement disponible et l’ordre du jour doit être étroitement lié à la couverture que vous vouloir.

En journalisme, on nous apprend que le pourquoi est plus important que le quoi ; encore plus important est “pourquoi vous devriez vous en soucier”. Ce dernier est presque universellement omis de la plupart des briefings. Au lieu de cela, ils sont longs sur ce qui a été fait et courts sur pourquoi. Celui qui corrige ce processus verra sans aucun doute de meilleurs résultats.

Rien de ce que j’ai noté ici n’est révolutionnaire, et la plupart de ces fonctionnalités existent déjà dans de nombreux produits utilisés. Nous avons la technologie pour le faire. Il doit juste être correctement utilisé.

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