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Arrêtons les réunions virtuelles, d’accord ?

Mardi, il y a une semaine, j’ai eu trois réunions Zoom, deux Google Meets et une réunion Microsoft Teams. Avec six heures de ma journée consacrées à des «réunions», je n’ai pas fait le moindre travail réel.

Assez.

Avant de travailler à domicile, j’avais souvent des journées comme celle-ci. C’étaient de mauvais jours. Mais une fois que j’ai cessé de travailler dans un bureau, je me suis largement libéré des journées infernales. Puis COVID-19 est arrivé; le bureau de chacun est soudainement devenu sa cuisine, sa tanière, son salon ou n’importe quel autre endroit où il pouvait travailler à partir d’un bureau, et les applications de visioconférence sont devenues à la mode.

Vous souvenez-vous de l’époque où vous ne pouviez pas acheter une webcam par amour ou par argent ?

Au début, c’était plutôt amusant. Après avoir été coincé à la maison pendant quelques mois, j’ai aimé voir les gens. En fait, j’ai fait des réunions purement sociales.

Deux ans plus tard, et c’est une autre histoire. Comme l’a déclaré un administrateur système sur le forum Reddit Sysadmin : “Les réunions virtuelles sont la nouvelle norme, et je commence à en avoir assez des tonnes de réunions dans mon calendrier, ainsi que des interminables : ‘Puis-je vous appeler rapidement ?’ les chats qui sont les plus éloignés du “rapide” du tout. »

Exactement. Une réunion virtuelle en suit une autre, et les appels eux-mêmes se poursuivent, et… eh bien, vous obtenez l’image. Nous avons tous assisté à ces réunions.

Je ne sais pas pour vous, mais même une interruption de cinq minutes – sans parler de celle qui dure une heure – me met hors de mon flux de travail. Quand ces réunions s’éternisent et s’accumulent, je suis fusillé pour la moitié de la journée.

Ne vous méprenez pas : certaines réunions peuvent être utiles. J’ai une bonne amie qui me dit qu’avec son équipage, elle peut avoir des journées rien que des réunions, qui sont en fait productives. Je n’ai pas eu autant de chance.

J’ai cependant quelques recommandations sur la façon d’éviter les réunions inutiles et de rendre celles que vous avez plus productives.

Demandez-vous d’abord si cette rencontre est vraiment nécessaire. Le sujet du jour ne pourrait-il pas être mieux traité dans un e-mail ? J’ai dirigé des organisations comptant jusqu’à plusieurs centaines de personnes par e-mail pendant des décennies. C’est peut-être démodé, mais ça marche. Et, avec le courrier électronique, vous pouvez gérer les problèmes de votre emploi du temps. Pour les gens comme moi qui travaillent mieux lorsqu’ils sont dans un flux, c’est vital pour que notre travail soit fait rapidement et efficacement.

Supposons que vous ayez besoin de résoudre quelque chose de petit à un rythme encore plus rapide – au lieu de convoquer une réunion, ou même de passer un appel en tête-à-tête, utilisez simplement Slack ou un autre système de messagerie instantanée ou de groupware.

Si vous faire avoir une réunion, avoir un ordre du jour. Je me fiche de savoir si vous pensez que ce sera court ou facile. Décidez exactement de quoi vous allez discuter avant même de proposer une rencontre. Cela fait, établissez un plan et respectez-le.

Rendez la réunion aussi courte que possible. Voici comment se déroulent toutes les réunions : il y a environ cinq minutes de conversation, et si vous faites de la vidéo, il y aura au moins un ou deux avertissements “Votre micro est éteint”. Cela sera suivi de 20 à 40 minutes – si vous êtes chanceux – d’une conversation productive réelle. Il devrait ensuite se terminer par une synthèse de cinq minutes, un appel à l’action et une conclusion.

En d’autres termes, les réunions devraient durer d’environ une demi-heure à pas plus de 50 minutes. Plus vous irez longtemps, plus vos gens se désintéresseront. La fatigue des réunions est déjà assez grave dans la vraie vie, mais en ligne, lorsqu’une distraction n’est qu’à un clic de souris, j’ai vu des gens s’assoupir ou, à une occasion remarquable, commencer à jouer à CounterStrike. Hélas, dans ce dernier cas, ils avaient aussi leur micro allumé. C’était drôle… après.

Vous ne devriez pas parler du moment où vous devriez vous revoir. Il n’y a rien de plus ennuyeux que tout le monde regarde son calendrier et calcule en temps réel ce qui fonctionne pour qui. Faites-le par e-mail, messagerie instantanée ou dans Slack.

Dans la mesure du possible, n’organisez pas ou ne planifiez pas de réunions consécutives. Ceux-ci ne vont jamais bien. Les gens se fatiguent et s’évanouissent, et puis c’est tout pour la productivité.

En d’autres termes, le principal problème des réunions, tant virtuelles que réelles, est la gestion des réunions. Maîtrisez cette compétence et vous et votre personnel serez beaucoup plus heureux, que vous vous rencontriez en ligne ou dans une salle de conférence.

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